Digital arkivförteckning raderad – men alla arkivhandlingar finns kvar

Vi har upptäckt att den digitala arkivförteckningen inte längre är tillgänglig. Orsaken är att ett äldre serversystem har tagits bort. Arkivförteckningen är en innehållslista över vilka handlingar som finns i arkivet, och påverkar inte själva dokumenten. Alla arkivhandlingar finns kvar i centralarkivet och är fortsatt möjliga att ta del av.

IT-avdelningen identifierade en server som inte använts på länge. För att säkerställa att ingen längre behövde den stängdes servern först av och låg sedan inaktiv i flera månader. När ingen hörde av sig stängdes den ner helt, vilket är rutin eftersom äldre servrar kan innebära en säkerhetsrisk.

På servern fanns programmet som innehöll den digitala arkivförteckningen för Åstorps kommun. Förteckningen beskriver vilka handlingar som finns och var de förvaras, men den innehåller inte själva dokumenten. Alla handlingar finns alltså kvar i oförändrat skick.

Efter händelsen har kommunen undersökt vilka möjligheter som finns att återskapa arkivförteckningen. Det finns en utskriven förteckning för perioden från 1800-talet fram till 1977. Det är därför åren 1977 till idag som behöver byggas upp igen.

– Vi vill betona att inga handlingar, betyg eller andra dokument har försvunnit. Endast den digitala förteckningen saknas, och den går att återskapa. Alla uppgifter som fanns i förteckningen finns också märkta på kartongerna och de inbundna volymerna i centralarkivet. Det betyder att den som behöver ta del av gamla betyg eller annat material fortfarande kan hitta det även utan den digitala förteckningen, säger Merih Özbalci, Kanslichef i Åstorps kommun.