Vägen till ett politiskt beslut
Ärendeprocessen är det som sker med ett ärende från dess uppkomst till arkivering och kan översiktligt beskrivas i följande steg.
Ärendet kommer in
Ett ärende kan vara en skrivelse från någon myndighet, ett företag, en privatperson, någon tjänsteman eller från någon annan nämnd eller bolagsstyrelse inom kommunen. Det kan till exempel vara en remiss, en utredning eller en detaljplan.
Registrering
Ärendet registreras (diarieförs) och får ett unikt diarienummer samt stämplas med ankomstdatum. Diarienumret används för att hålla reda på respektive ärende och underlätta sökning, samt för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in.
Beredning
Beredning innebär att ett underlag för beslut tas fram. Tjänstepersoner inom den egna nämnden eller bolagsstyrelsen kan bereda och lämna yttrande i ärendet. När ett underlag har tagits fram av tjänstemännen sammanställer sekreteraren samtliga underlag och presenterar dessa för förvaltningschefen och nämndens ordförande.
Sammanträde
Den aktuella nämnden, bolagsstyrelsen, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige sammanträder och fattar beslut i ärendet.
Beslut, protokoll
Ett sammanträdesprotokoll skrivs och justeras.
Expediering, arkivering
Beslutet skickas ut (expedieras) till berörda förvaltningar och bolag som verkställer beslutet.
Ärendet avslutas och arkiveras.