Samarbete ger resultat - Åstorps bygglov bäst i Skåne

Under en längre tid har Åstorps kommuns medarbetare arbetat med att förbättra servicen och handläggningsprocessen för bygglov. Åstorps kommun har nu fått höga betyg i SKRs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning. Bygg- och miljöförvaltningen har förbättrat sitt betyg markant och är bäst i Skåne och tvåa i landet.

Emelie Svahn, Håkan Nilsson och Ulf Montinell jobbar med handläggning av bygglov som kommer in till Åstorps kommun. De har arbetat med att förbättra servicen till kommuninvånare och näringsliv genom nya digitala lösningar som ärendehanteringsprogram och e-tjänst, tydlig information på hemsidan och det har gjorts genom ett ökat och nära samarbete med andra verksamheter inom kommunen.

- Vi vill speciellt rikta ett stort tack till Medborgarkontoret som är våra samarbetspartner i den här framgången. De har gjort ett fantastiskt jobb i första ledet, med att ta emot och vägleda de sökande.

Samarbetet har utvecklats över osynliga förvaltningsgränser inom kommunen. Varje vecka har de avstämningar med medarbetare som arbetar med miljö och räddningstjänst bland annat.

-Vi har utvecklat vårt arbetssätt för att kunna samarbeta lättare och tätare inom kommunen. Vi sitter nära och har lätt att samarbeta över gränserna till exempel med tekniska kontoret och miljökontoret det gör också att vi snabbare kan svara på ärenden. Medborgarkontoret avlastar också mycket eftersom de svarar på frågor om processen och ärendet, tar fram ritningar och berättar om ansökningsprocessen bland annat så att vi kan koncentrera oss på att handlägga ansökningar som kommer in, säger Ulf.

Mer samarbete för ökad service och likhet

För att få en enhetlig syn och tolkning i gruppen som hanterar ansökningar om bygglov som kommer in till kommunen diskuterar gruppen gemensamt nya ärenden som kommer in.

-Det ger en mer rättvis bedömning och en snabbare återkoppling till den sökande. Vi behandlar alla ansökningar lika. Alla hamnar i ett kösystem där vi behandlar ärendena i turordning efterhand som de är kompletta. Vid telefonsamtal och personliga möten har vi den sökande i centrum och lyssnar på vad de vill få gjort, samt förklarar hur processen går till. Vi vill gärna ge det där lilla extra när vi kan, säger Håkan.

Digitala hjälpmedel

Med ärendehanteringssystemet har de en bättre överblick, kan se hur lång tid varje process tar och får varningar när ett ärende inte gått vidare tillräckligt snabbt i handläggningsprocessen. Ansträngningarna har lett till kortare handläggningstider vilket alla tre är väldigt nöjda med.

- Vi har jobbat med hur vi kan få in fler kompletta ärenden från start. Nu har vi tydlig information på hemsidan och när företagen gör ansökan i e-tjänsten ser de direkt vilken information som behövs för att ärendet ska kunna handläggas av oss. Det har också bidragit till kortare handläggningstider, säger Emelie.

Vid införandet av ärendehanteringssystemet samarbetade bygglovsgruppen också med Gustaf Classon som jobbar med verksamhetsutveckling för Bygg och miljöförvaltningen. Processerna behövdes se över för att kunna införa digitala hjälpmedel som effektiviserar arbetet och gör det enkelt för de som söker bygglov.

- Det nya systemet har många komponenter anpassade för bygglov så vi behövde se över processerna för att få till effektiv hantering så att det skulle vara enkelt för de som söker och också enklare hantering för de som jobbar med systemet. Vi fick också arbeta med att sätta upp regler och mallar för automatiseringsmotorn som sköter utskick och kontroll samt sätta upp så att vi bland annat kan bevaka handläggningstider på ett enkelt sätt, säger Gustaf.

Detta har vi fokuserat på för att förbättra vår service

• Kunden i centrum och kompletta ärenden tidigt i processen
• Bättre samsyn i gruppen och öppet klimat där vi kan diskutera frågor
• Ökat samarbete med kommunens verksamheter
• Digitala hjälpmedel såsom ärendehanteringssystem och e- tjänst för bygglovsansökan
• Tydlig information på hemsidan och genom medborgarservice